비즈니스 이메일 영어, “짧고 간결하게”가 핵심!

국내 비즈니스든 글로벌 비즈니스든 이메일은 비즈니스의 필수적인 도구가 되었습니다. 그만큼 비즈니스 이메일의 중요성도 높아지지요.

오랫동안 글로벌 비즈니스 현장을 누비며 다양한 비즈니스 경험을 쌓은『월스트리트 비즈니스 영어회화』저자이자 세계적인 기업 언스트앤영의 이사이기도 한 이정희는 비즈니스 이메일의 경우 특별한 경우가 아니면 너무 정중하거나 너무 길게 쓰지 말아야 한다고 조언합니다. 최근에는 블랙베리나 스마트폰으로 이메일을 받아보는 경우가 많아 짧고 간결한 것이 더욱 중요해졌다는 것입니다. 상대방이 쉽게 알아볼 수 있도록 중요한 용건 및 포인트는 상대방이 금방 알아볼 수 있도록 해야 한다고 하네요.

그럼 효과적인 이메일 작성법, 살펴볼까요? <편집자 주>

 

비즈니스 이메일 작성 체크리스트

 * Subject line에는 해당 메일이 어떤 내용의 메일인지 명시합니다. 사회 초년병들은 이메일을 보낼 때 subject line에 그냥 ‘Re:’ 아니면 ‘File’이라고 쓰는 경우가 많은데 정확하게 명시해야 합니다.

(Subject line 예) To discuss / Your Performance review / 2011, NPB Analysis / KKK Deal, Sycamore Capital / Prospectus 2010, Recap of 1/15 Investment Committee Meeting, Assistance needed / Volunteers for training class

* 이메일을 받는 사람에게는 dear라는 표현도 좋지만 구면인 경우에는 first name을 써도 좋습니다. 예를들면 ‘Paul’ ‘Bob’으로 써도 무방합니다. 처음 이메일을 주고받는 사이라면 ‘Mr. Collins’ ‘Mr. Kim’과 같이 last name을 쓰는 경우도 있지만, 이는 맨 처음 보낼 때만 사용하는 것이 좋습니다.

 * 친한 관계라면 간단히 “Hope you had a nice weekend.”라든지 “Hope things are well with you.”라고 간단한 인사말을 적어 주는 것도 괜찮습니다.

 * 인사말 후에는 이메일을 보내는 목적을 간결하게 적습니다.

보통 두 가지 용무로 비즈니스 이메일을 보내는데 첫째는‘질문/재촉/답변’등을 하는 목적이고, 둘째는 ‘파일’을 보내기 위한 목적일 것입니다.

첫째, ‘질문/재촉/답변’ 등을 목적으로 할 때는 다음과 같이 씁니다.

(1) Wanted to reach out to you to inquire about.

(2) Wanted to get your thoughts on.

(3) Wanted to follow up with the outstanding documents.

(4) Just wanted to clarify some of your concerns.

 

둘째, 파일을 보내는 경우에는 다음과 같이 쓰면 됩니다.

“Attached you will find ABC file. Please take a look at it and let me know your thoughts.”

그런 다음에 약간의 추가 설명을 하는 것이 좋습니다.

 

그리고 맨 마지막 줄에는 반드시 “Should you have any questions, feel free to reach out to me at (999) 999-9999(전화번호) or via e-mail.”이라고 씁니다.

Business tips / Manners : 이메일 보낼 때 주의사항

문제가 될 소지가 있는 사안이라면 반드시 관련자들에게 cc(carbon copy, 참조)를 해야 합니다. 그렇다고 모든 직원에게 cc를 하거나 필요 이상으로 cc를 하면 방어적으로 보일 수 있으므로 그때그때 상황을 잘 판단해야 합니다. 또 reply all을 남용하지 않는 것이 좋습니다.

중요한 비즈니스는 이메일보다는 전화를 하는 것이 좋습니다. 내용들을 이메일로 처리해서 감옥 간 사람들 꽤 있습니다. 특히나 글로벌 펌에는 소송이나 법정관리 문제가 비일비재하기 때문에 툭하면 법정에서 소환장이 날아옵니다. 이때 상대편 변호사나 검사는 이메일과 컴퓨터에 저장된 파일을 낱낱이 조사해 문제 소지가 있는 일들을 찾아내려 할 것입니다.

 

- 『월스트리트 비즈니스 영어회화』 중 발췌 재구성

 

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월스트리트 비즈니스 영어회화

저자

이정희 지음

출판사

이다새 | 2012-09-25 출간

카테고리

외국어

책소개

☞MP3 무료 다운로드글로벌 비즈니스맨이 쓴 리얼 비즈니스 영어...

글쓴이 평점  

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